Persediaan (inventory) obat di apotek merupakan suatu investasi yang membutuhkan modal cukup besar. Pengelolaan persediaan obat di apotek sangat diperlukan karena berkaitan dengan pelayanan terhadap pasien dan berpengaruh pada fungsi pemasaran dan keuangan apotek. Pengelolaan persediaan yang tepatdapat mengantisipasi kebutuhan pasien yang sering kali tidak dapat diprediksi.

Menurut Schroeder (2000), persediaan adalah stock bahan yang digunakan untuk memudahkan produksi atau untuk memuaskan permintaan pelanggan. Konsep persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha tertentu, atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan/proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi (Rangkuti, 2004).

Stok persediaan obat di apotek penting untuk dikelola agar kebutuhan pasien di waktu tertentu dapat terpenuhi, menghindari jika suatu waktu terjadi fluktuasi harga obat-obatan yang meningkat, menyediakan persediaan cadangan untuk kondisi permintaan obat yang tidak menentu, serta dapat mengambil keuntungan dari pemasok (supplier) jika ada diskon.

Fungsi Persediaan di Apotek
Apoteker bertanggung jawab terhadap proses pengelolaan persediaan farmasi. Pengelolaan dengan baik akan membantu apoteker untuk dapat mengontrol kebutuhan supply dan demand karena persediaan berperan sebagai penyangga dalam supply dan demand. Berdasarkan hal tersebut, menurut Yunarto dan Santika (2005), persediaan dapat diklasifikasikan menurut fungsinya:

  • Persediaan untuk antisipasi
    Apotek perlu menyimpan persediaan sebagai langkah antisipasi yang dibuat berdasarkan kebutuhan jangka waktu ke depan atau future demand yang sudah dapat diperkirakan seberapa jauh kebutuhan akan diperlukan. Antisipasi persediaan di apotek dilakukan untuk membantu keperluan pada tingkat level stock, serta untuk mengatasi permintaan tak terduga dari pelanggan jika pada waktu tertentu terjadi peningkatan permintaan kebutuhan obat.
  • Persediaan Saat Fluktuasi
    Safety stock berfungsi untuk mengatasi fluktuasi yang tidak dapat diprediksi antara supply dan demand serta lead time. Lead time adalah jangka waktu kapan persediaan itu mulai dipesan sampai persediaan itu ditempatkan/dipesan kembali. Potensi kekurangan persediaan (stockout) akan terjadi jika demand atau lead time lebih besar dari hasil peramalan (forecast). Oleh karena itu, adanya persediaan safety stock di apotek dapat tetap membantu memenuhi pesanan pasien meskipun terjadi fluktuasi harga.
  • Lot-Size Inventory
    Lot-size adalah sejumlah item/barang tertentu yang di-order dari suatu plant/third party/supplier yang kemudian dijadikan standar kuantitas untuk proses proses pengiriman kepada pelanggan. Lot-size inventory terbentuk jika barang dibeli dari supplier lebih besar atau hasil produksi dari pabrik juga lebih besar dari kebutuhan yang diperlukan secara mendadak/mendesak.
  • Hedge Inventory
    Hedge inventory berfungsi untuk melindungi harga dari harga fluktuasi barang. Hedge inventory berguna jika pada saat harga pasar naik, perusahaan sudah melakukan hedge inventory pada harga rendah dengan melakukan pembayaran terlebih dahulu.

Kegiatan Pengelolaan Persediaan Obat-obatan
Pengelolaan persediaanobat-obatan habis pakai harus dilaksanakan secara terstruktur serta menggunakan proses yang efektif untuk menjamin kendali mutu dan kendali biaya. Pengelolaanpersediaan obat-obatan di apotek meliputi beberapa tahapan diantaranya perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, pencatatan, dan pelaporan (http://aespesoft.com).

1. Perencanaan
Perencanaan persediaan obat-obatan di apotek berfungsi untuk memprediksi kebutuhan persediaan obat untuk jangka waktu tertentu. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan No. 1121/Menkes/SK/XII/2008 tentang Pedoman Teknis Pengadaan Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan untuk Pelayanan Kesehatan Dasar, proses perencanaan persediaan obat meliputi:

  • Tahap pemilihan obat
    Obat dipilih berdasarkan jenis dan memperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, pola budaya, serta pola kemampuan masyarakat.
  • Tahap kompilasi pemakaian obat
    Kompilasi pemakaian obat adalah rekapitulasi data pemakaian obat di unit pelayanan kesehatan yang bersumber dari Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO).
  • Tahap perhitungan kebutuhan obat
    Perhitungan kebutuhan obat dilakukan dengan menggunakan metode konsumsi dengan melakukan analisis trend pemakaian obat tiga tahun sebelumnya atau lebih, serta menggunakan metode morbiditas yakni perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit.
  • Tahap proyeksi kebutuhan
    Perhitungan kebutuhan obat yang dilakukan secara komprehensif dengan mempertimbangkan data pemakaian obat dan jumlah sisa stok pada periode yang masih berjalan.

2. Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui. Pengadaan obat-obatan di apotek biasanya dilakukan melalui pembelian/pemesanan yang dilakukan melalui jalur resmi sesuai dengan peraturan perundang-undangan medis.

3. Penerimaan
Penerimaan merupakan kegiatan untuk memastikan kesesuaian kedatangan barang dengan surat pesanan di antaranya kesesuaian jenis obat maupun jumlah yang dipesan. Penerimaan merupakan kegiatan untuk menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga yang tertera dalam surat pesanan dengan kondisi fisik yang diterima.

4. Penyimpanan
Tata cara dan pengelolaan penyimpanan obat secara tepat penting untuk dilakukan karena obat merupakan salah satu faktor terpenting dalam pelayanan kesehatan. Penyimpanan obat-obatan harus memperhatikan beberapa hal berikut seperti:

  • Obat disimpan dalam wadah asli dari pabrik (jika obat dipindahkan ke wadah lain, harus dicegah agar tidak terkontaminasi dan ditulis informasi yang jelas), wadah obat juga harus memuat nomor batch dan tanggal kedaluwarsa.
  • Semua obat-obatan harus disimpan pada kondisi yang sesuai sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya.
  • Sistem penyimpanan dapat dilakukan dengan memperhatikan kelas terapi obat, bentuk sediaan (liquid, semisolid, dan solid), stabilitas obat (dipengaruhi oleh suhu, cahaya, dan kelembaban), serta disusun berdasarkan abjad.
  • Pengeluaran obat memakai sistem FEFO (First Expire First Out) dan FIFO (First in First Out). FEFO yaitu obat yang sudah mendekati tanggal kedaluwarsa akan dikeluarkan terlebih dahulu, sedangkan FIFO artinya obat yang datang lebih dulu, akan dikeluarkan pertama.
  • Obat Narkotika dan Psikotropika harus disimpan di lemari khusus dua pintu dengan ukuran 40×80×100 cm dilengkapi kunci ganda.
  • Obat Narkotika dan Psikotropika harus disimpan di lemari khusus yang dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat, tidak mudah dipindahkan dengan ukuran 40x80x100 cm dilengkapi kunci ganda. Lemari khusus ini diletakkan di tempat yang aman serta tidak terlihat oleh umum dan kunci lemari dikuasai oleh apoteker penanggung/apoteker yang ditunjuk dan pegawai lain yang dikuasakan.

5. Pemusnahan
Obat yang kedaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai dengan jenis dan bentuk sediaan. Pemusnahan juga dapat dilakukan terhadap resep obat yang telah disimpan melebihi jangka waktu lima tahun.

6. Pengendalian
Pengendalian stok obat-obatan dilakukan menggunakan kartu stok yang memuat nama obat, tanggal kedaluwarsa, jumlah pemasukan, jumlah pengeluaran, dan sisa persediaan. Pengendalian ini bertujuan untuk mempertahankan jenis dan jumlah persediaan sesuai pelayanan agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan stok.

7. Pencatatan dan pelaporan
Pencatatan dilakukan untuk mengetahui data obat yang masuk dan keluar dalam periode waktu tertentu, sedangkan pelaporan adalah kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.